Reprezentacja łączna w KRS: co oznacza zapis „dwóch członków zarządu łącznie”

Zapis w KRS „dwóch członków zarządu łącznie” oznacza bardzo konkretną rzecz: jeden członek zarządu nie może sam skutecznie złożyć oświadczenia woli za spółkę w zakresie objętym takim sposobem reprezentacji. Nie wystarczy, że jest prezesem, założycielem spółki, większościowym wspólnikiem albo osobą faktycznie prowadzącą cały biznes. Jeżeli zasada reprezentacji wymaga dwóch osób, przy podpisaniu umowy, udzieleniu pełnomocnictwa czy dokonaniu innej czynności w imieniu spółki muszą współdziałać dwie osoby uprawnione do reprezentacji.

To jedna z tych informacji w KRS, które podczas podpisywania dokumentów są ważniejsze niż stanowisko zapisane na wizytówce. Problem zwykle wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy bank, notariusz, kontrahent albo sąd sprawdzi Dział 2 rejestru i okaże się, że pod dokumentem widnieje tylko jeden podpis.

Co dokładnie oznacza „dwóch członków zarządu łącznie”

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością sposób reprezentowania wieloosobowego zarządu określa przede wszystkim umowa spółki. Jeżeli umowa nie reguluje tej kwestii, zastosowanie znajduje ustawowa zasada z art. 205 § 1 Kodeksu spółek handlowych: do składania oświadczeń w imieniu spółki potrzebne jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu razem z prokurentem.

Jeżeli natomiast w KRS widnieje wprost formuła „dwóch członków zarządu łącznie”, nie należy automatycznie dopisywać do niej możliwości działania z prokurentem. Trzeba przeczytać pełne brzmienie sposobu reprezentacji, a nie tylko pierwszą część wpisu.

Przykład:

„Do składania oświadczeń woli w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu.”

Przy takim zapisie spółki nie reprezentuje samodzielnie ani prezes, ani wiceprezes. Dokument powinien zostać podpisany zgodnie z ujawnioną zasadą przez dwóch członków zarządu.

Inaczej wygląda wpis:

„Do składania oświadczeń woli wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.”

Tutaj istnieją dwa dopuszczalne warianty:

• dwóch członków zarządu,
• jeden członek zarządu oraz prokurent.

Jeszcze inny model spotykany w praktyce to samodzielna reprezentacja prezesa i reprezentacja łączna pozostałych członków, np. „prezes zarządu samodzielnie, dwóch pozostałych członków zarządu łącznie”. Wtedy sam podpis prezesa wystarczy, ale podpis jednego zwykłego członka zarządu już nie.

Najczęstszy błąd polega na utożsamianiu prowadzenia spraw spółki z reprezentacją spółki. Członek zarządu może zajmować się danym projektem, negocjować warunki i podejmować wewnętrzne decyzje, ale na zewnątrz musi działać według zasad reprezentacji. To dwie różne kwestie.

Reprezentacja obejmuje zasadniczo czynności sądowe i pozasądowe. W praktyce trzeba ją sprawdzić m.in. przy:

• podpisywaniu umów z kontrahentami,
• zawieraniu umów kredytu, leasingu i najmu,
• sprzedaży albo zakupie składników majątku,
• udzielaniu pełnomocnictw,
• składaniu oświadczeń o wypowiedzeniu umowy,
• prowadzeniu spraw sądowych,
• podpisywaniu ugód.

Jest też istotny wyjątek praktyczny. Oświadczenie kierowane do spółki oraz doręczenie pisma spółce może zostać dokonane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta. Nie oznacza to jednak, że ta sama osoba może jednoosobowo podpisywać za spółkę dokumenty wychodzące.

Jeden podpis zamiast dwóch – co dzieje się z umową

Brak drugiego wymaganego członka zarządu nie jest drobną nieścisłością techniczną. To wadliwa reprezentacja osoby prawnej.

Przykład jest prosty. KRS spółki przewiduje reprezentację dwóch członków zarządu łącznie. Prezes sam podpisuje w imieniu spółki umowę na 300 tys. zł. Nie ratuje sytuacji to, że:

• drugi członek zarządu wiedział o transakcji,
• wspólnicy zgadzali się na jej zawarcie,
• prezes od lat sam prowadzi negocjacje,
• kontrahent był przekonany, że prezes może podpisywać dokumenty jednoosobowo.

Dla sposobu reprezentacji liczy się prawidłowe działanie organu.

Nie należy jednak automatycznie zakładać, że każda taka umowa jest bezpowrotnie nieważna. Obecne brzmienie art. 39 Kodeksu cywilnego przewiduje mechanizm potwierdzenia umowy zawartej przez osobę działającą jako organ osoby prawnej bez odpowiedniego umocowania albo z przekroczeniem jego zakresu. Do czasu potwierdzenia ważność umowy pozostaje więc zależna od działania osoby prawnej.

Kontrahent nie musi pozostawać w tej sytuacji bezterminowo. Może wyznaczyć spółce odpowiedni termin na potwierdzenie umowy. Jeżeli termin upłynie bezskutecznie, druga strona zostaje zwolniona z związania taką umową.

Przy jednostronnych czynnościach prawnych problem jest jeszcze poważniejszy. Art. 39 k.c. przewiduje co do zasady nieważność jednostronnej czynności dokonanej przez osobę działającą jako organ bez właściwego umocowania lub z jego przekroczeniem, z ustawowo określonym wyjątkiem dotyczącym zgody adresata na takie działanie.

Dlatego źle podpisanego wypowiedzenia, odstąpienia od umowy czy innego jednostronnego oświadczenia nie powinno się traktować tak samo jak wadliwie zawartej umowy dwustronnej.

W praktyce najgorszym rozwiązaniem jest kontynuowanie współpracy przez kilka miesięcy i założenie, że „skoro wszyscy wykonują umowę, temat nie istnieje”. Przy większej wartości kontraktu problem z reprezentacją potrafi wrócić dopiero podczas sporu o zapłatę.

Druga pułapka pojawia się przy zarządzie, który został zdekompletowany. Jeżeli w KRS obowiązuje reprezentacja dwóch członków zarządu łącznie, a po rezygnacji jednej osoby faktycznie pozostał tylko jeden członek zarządu, nie należy przyjmować, że automatycznie uzyskał on prawo do samodzielnego podpisywania dokumentów. W takiej sytuacji działalność spółki może zostać praktycznie sparaliżowana w zakresie czynności wymagających prawidłowej reprezentacji. Priorytetem staje się uzupełnienie składu zarządu albo zmiana zasad reprezentacji zgodnie z właściwą procedurą.

Jest również ważny wyjątek od zwykłych zasad: przy umowie pomiędzy spółką z o.o. a członkiem jej zarządu oraz w sporze z takim członkiem spółki nie reprezentuje zwyczajnie zarząd. Zgodnie z art. 210 k.s.h. robi to rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Samo zebranie dwóch podpisów członków zarządu nie rozwiąże więc każdego problemu reprezentacyjnego.

Jak sprawdzić reprezentację przed podpisaniem dokumentu

Przy istotnej umowie sprawdzenie reprezentacji powinno odbywać się bezpośrednio przed podpisaniem, a nie na podstawie odpisu KRS przesłanego pół roku wcześniej przez kontrahenta. W zarządzie mogła w międzyczasie nastąpić rezygnacja, odwołanie członka albo zmiana umowy spółki.

Najpraktyczniejsza procedura jest krótka.

1. Sprawdź aktualny odpis KRS.
W Dziale 2 znajdziesz organ uprawniony do reprezentacji, zasady reprezentowania podmiotu oraz osoby figurujące jako członkowie organu.

2. Przeczytaj cały zapis o sposobie reprezentacji.
Nie zatrzymuj się na nazwisku prezesa. Interesuje Cię dokładna konstrukcja: samodzielnie, dwóch członków łącznie, członek zarządu z prokurentem czy model mieszany.

3. Porównaj osoby podpisujące dokument z aktualnym składem zarządu.
Jeżeli dokument podpisują Kowalski i Nowak, trzeba sprawdzić, czy obaj rzeczywiście figurują jako członkowie organu uprawnionego do reprezentacji.

4. Sprawdź prokurę, jeśli uczestniczy prokurent.
Samo pojawienie się słowa „prokurent” przy nazwisku nie kończy analizy. Znaczenie ma rodzaj prokury i sposób jej wykonywania.

5. Przy nietypowej albo wysokiej transakcji zajrzyj również do umowy spółki.
Wpis w KRS ma ogromne znaczenie praktyczne, ale źródłem sposobu reprezentacji sp. z o.o. jest umowa spółki oraz przepisy ustawy. Jeżeli pojawia się rozbieżność, nie powinno się jej „rozstrzygać” na podstawie intuicji.

Osobną kategorią są ograniczenia kwotowe. Można spotkać konstrukcje, w których do określonej wartości członek zarządu działa samodzielnie, a powyżej tego progu konieczna jest reprezentacja łączna. Wtedy trzeba zweryfikować zarówno wartość czynności, jak i dokładne brzmienie postanowienia. Przy umowie ramowej, zobowiązaniu okresowym czy kontrakcie z limitem odpowiedzialności ustalenie wartości czynności nie zawsze jest oczywiste.

Problematyczne bywają także dokumenty elektroniczne. Jeżeli reprezentacja wymaga dwóch członków zarządu, przejście z papieru na podpis elektroniczny nie zmienia liczby osób potrzebnych do reprezentowania spółki. Trzeba natomiast odróżnić wymóg reprezentacji od wymogu formy konkretnej czynności. To, czy dokument wymaga podpisu kwalifikowanego, formy pisemnej, elektronicznej lub aktu notarialnego, jest oddzielnym zagadnieniem.

Przy analizie danych rejestrowych można dodatkowo korzystać z serwisów porządkujących informacje o podmiotach ujawnionych w rejestrze. Więcej informacji na: https://zkrs.pl

FAQ

Czy prezes zarządu może podpisać umowę sam, jeśli KRS wymaga dwóch członków zarządu łącznie?
Nie tylko z racji pełnienia funkcji prezesa. Jeżeli sposób reprezentacji nie daje prezesowi odrębnego prawa do działania samodzielnego, obowiązuje go wymóg współdziałania z drugim członkiem zarządu.

Czy dwóch członków zarządu musi podpisać dokument dokładnie w tym samym momencie?
Sednem reprezentacji łącznej jest współdziałanie wymaganych osób przy złożeniu oświadczenia spółki, a nie fizyczna jednoczesność postawienia podpisów. Przy dokumentach podpisywanych obiegowo trzeba jednak zadbać, aby ostateczne oświadczenie spółki pochodziło od pełnego, wymaganego składu reprezentacji.

Czy uchwała zarządu zastępuje drugi podpis?
Nie. Uchwała dotycząca zawarcia transakcji i sposób reprezentowania spółki to odrębne kwestie. Nawet prawidłowo podjęta uchwała zarządu nie daje jednemu członkowi prawa do jednoosobowego podpisania umowy, jeżeli zasady reprezentacji wymagają dwóch osób.

Czy wspólnik może podpisać umowę zamiast drugiego członka zarządu?
Nie z samego faktu bycia wspólnikiem. Wspólnik nie staje się przez to przedstawicielem spółki. Musiałby działać na innej prawidłowej podstawie, np. jako odpowiednio umocowany pełnomocnik, jeżeli przepisy i charakter czynności na to pozwalają.

Czy prokurent zawsze może zastąpić drugiego członka zarządu?
Nie. Trzeba sprawdzić dokładne brzmienie sposobu reprezentacji oraz zasady udzielonej prokury. Jeżeli wpis wymaga wyłącznie dwóch członków zarządu działających łącznie, nie wolno samodzielnie założyć, że jeden członek zarządu z prokurentem tworzy równoważny skład.

Co zrobić, jeżeli umowę podpisał tylko jeden członek zarządu?
Najpierw ustal, jaki sposób reprezentacji obowiązywał dokładnie w dniu zawarcia umowy. Następnie trzeba ocenić możliwość jej prawidłowego potwierdzenia zgodnie z art. 39 k.c. Nie należy po prostu dopisywać po czasie drugiego podpisu bez ustalenia, jaki skutek prawny ma mieć takie działanie.

Czy wpis w KRS wystarczy do sprawdzenia kontrahenta?
Do rutynowej kontroli jest punktem wyjścia, ale przy transakcji o dużej wartości dobrze sprawdzić również dokument będący podstawą reprezentacji, zwłaszcza gdy wpis jest nietypowy, uzależnia reprezentację od wartości czynności albo istnieje podejrzenie, że skład zarządu właśnie się zmienił.

Co sprawdzić jako pierwsze przed podpisaniem umowy?
Najpierw otwórz aktualny odpis KRS i przeczytaj dosłownie rubrykę „Sposób reprezentacji podmiotu”. Dopiero potem sprawdzaj nazwiska podpisujących. Jeśli widnieje tam „dwóch członków zarządu łącznie”, pierwszym błędem do usunięcia jest pozostawienie dokumentu z jednym podpisem. Nie zaczynaj od negocjowania dodatkowych klauzul ani od sprawdzania pełnomocnictw kontrahenta — najpierw upewnij się, że sama spółka będzie prawidłowo reprezentowana.