Jak wybrać najlepszy system CRM: SaaS czy on-premise?

Zarządzanie relacjami z klientami odgrywa kluczową rolę w budowaniu długotrwałych i wartościowych relacji. Jednym z najskuteczniejszych narzędzi wspomagających ten proces jest CRM – Customer Relationship Management. Wybór odpowiedniego systemu CRM to jednak wyzwanie, zwłaszcza gdy stajemy przed dylematem: CRM w modelu SaaS czy on-premise? Obie opcje mają swoje specyficzne cechy, które mogą decydować o sukcesie wdrożenia w firmie. W tym artykule przyjrzymy się, czym jest CRM, do czego służy, jakie są zalety i wady obu modeli oraz jakie różnice między nimi wpływają na decyzję o wyborze najlepszego rozwiązania.

Co to jest CRM i do czego służy system

CRM (Customer Relationship Management) to system, który służy do zarządzania relacjami z klientami w sposób zorganizowany i efektywny. Głównym celem CRM jest gromadzenie, analiza i wykorzystanie danych dotyczących klientów w celu lepszego zrozumienia ich potrzeb, poprawy komunikacji oraz zwiększenia sprzedaży. W praktyce oznacza to, że CRM pomaga firmom śledzić interakcje z klientami, zarządzać procesem sprzedaży, monitorować kampanie marketingowe, a także obsługiwać zgłoszenia serwisowe.

Systemy CRM są nieocenione dla firm, które chcą zoptymalizować swoje działania sprzedażowe i marketingowe. Dzięki nim możliwe jest automatyzowanie wielu procesów, takich jak śledzenie leadów, zarządzanie pipeline’em sprzedaży czy personalizacja komunikacji z klientami. CRM jest narzędziem, które pomaga firmom w lepszym zarządzaniu relacjami z klientami na każdym etapie ich ścieżki zakupowej – od pozyskania leadu, przez sprzedaż, aż po obsługę posprzedażową.

Zalety systemów CRM w modelu SaaS

CRM w modelu SaaS (Software as a Service) to rozwiązanie, które jest dostępne w chmurze i zarządzane przez dostawcę zewnętrznego. Model ten staje się coraz bardziej popularny ze względu na liczne korzyści, jakie oferuje przedsiębiorstwom.

1. Łatwość wdrożenia i aktualizacji: Systemy CRM w modelu SaaS są gotowe do użytku praktycznie od razu po zakupie. Nie ma potrzeby instalacji oprogramowania na lokalnych serwerach, co znacząco skraca czas wdrożenia. Aktualizacje i ulepszenia są automatycznie wprowadzane przez dostawcę, co eliminuje konieczność samodzielnego zarządzania aktualizacjami.
2. Skalowalność: Dzięki CRM w modelu SaaS, firmy mogą łatwo dostosować system do swoich potrzeb. Można bez problemu zwiększyć liczbę użytkowników czy dodać nowe funkcje, co jest idealne dla firm dynamicznie się rozwijających.
3. Niższe koszty początkowe: Wdrożenie CRM w modelu SaaS nie wymaga dużych inwestycji w infrastrukturę IT, co czyni go bardziej dostępnym dla mniejszych firm. Opłaty abonamentowe są przewidywalne, co pozwala na lepsze zarządzanie budżetem.
4. Mobilność i dostępność: Systemy SaaS pozwalają na dostęp do CRM z dowolnego miejsca i na różnych urządzeniach, co ułatwia pracę zdalną i elastyczne zarządzanie zespołem.

Dzięki tym zaletom, CRM w modelu SaaS jest idealnym wyborem dla firm, które cenią sobie elastyczność, szybkość wdrożenia i łatwość zarządzania systemem.

Wady i zalety CRM on-premise

CRM on-premise to tradycyjny model, w którym oprogramowanie jest instalowane na serwerach znajdujących się w siedzibie firmy. Ten model jest preferowany przez firmy, które wymagają pełnej kontroli nad danymi i konfiguracją systemu.

Zalety CRM on-premise:

• Pełna kontrola nad danymi: Dla firm, które mają szczególne wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych, CRM on-premise pozwala na pełną kontrolę nad przechowywanymi informacjami.
• Dostosowanie do potrzeb firmy: Rozwiązania on-premise można w pełni dostosować do specyficznych wymagań biznesowych, co nie zawsze jest możliwe w modelu SaaS.
• Jednorazowy koszt licencji: Choć początkowy koszt wdrożenia jest wysoki, model ten pozwala uniknąć stałych opłat abonamentowych.

Wady CRM on-premise:

• Wysokie koszty wdrożenia i utrzymania: Zakup serwerów, licencji oraz utrzymanie zespołu IT to duże obciążenie finansowe, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw.
• Brak automatycznych aktualizacji: Wszystkie aktualizacje muszą być wdrażane ręcznie, co może generować dodatkowe koszty i przestoje w pracy.
• Mniejsza elastyczność: W przypadku potrzeby rozbudowy systemu, konieczne mogą być dodatkowe inwestycje w sprzęt i oprogramowanie.

Mimo swoich wad, CRM on-premise pozostaje popularnym wyborem w firmach o ściśle określonych wymaganiach dotyczących danych i bezpieczeństwa.

Różnice między CRM w modelu SaaS a on-premise

Wybór między CRM w modelu SaaS a on-premise zależy od wielu czynników, takich jak budżet, potrzeby firmy oraz wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych. Najważniejsze różnice między tymi dwoma modelami można podzielić na kilka kategorii:

• Koszty wdrożenia i utrzymania: CRM w modelu SaaS charakteryzuje się niższymi kosztami początkowymi i stałymi opłatami abonamentowymi, podczas gdy CRM on-premise wymaga większych nakładów inwestycyjnych na początku.
• Skalowalność: CRM w modelu SaaS oferuje większą elastyczność i możliwość szybkiego dostosowania systemu do potrzeb firmy, podczas gdy CRM on-premise wymaga dodatkowych nakładów na rozbudowę.
• Bezpieczeństwo danych: W modelu on-premise, firma ma pełną kontrolę nad bezpieczeństwem danych, co jest kluczowe dla przedsiębiorstw z branż regulowanych. W przypadku SaaS, bezpieczeństwo zależy od zewnętrznego dostawcy.
• Dostępność i mobilność: Systemy CRM w modelu SaaS oferują dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia, co sprzyja pracy zdalnej. Z kolei CRM on-premise jest zazwyczaj dostępny jedynie z lokalnych sieci firmowych.

Zrozumienie tych różnic pomoże firmom wybrać odpowiedni model CRM, dostosowany do ich specyficznych potrzeb i strategii rozwoju.

Dodatkowe informacje na ten temat: HubSpot.