Zakładki do akt osobowych pracownika – jak prawidłowo prowadzić dokumentację kadrową zgodnie z obowiązującymi przepisami?

Zatrudnienie pracownika to nie tylko podpisanie umowy i powitanie nowego członka zespołu, ale również początek bardzo konkretnych obowiązków po stronie pracodawcy – w tym tych związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Jednym z kluczowych elementów tej dokumentacji są akta osobowe pracownika, które od 2019 roku mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej, a od 2023 roku obejmują aż pięć części. Aby zachować porządek i zgodność z przepisami, przydatnym (a wręcz nieodzownym) narzędziem są zakładki do akt osobowych, które pomagają usystematyzować dokumenty.

Dlaczego prowadzenie akt osobowych jest obowiązkowe?

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz dokumentacji osobowej pracownika. Ten obowiązek został doprecyzowany w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, które obowiązuje od 1 stycznia 2019 r. i było już kilkukrotnie nowelizowane – ostatnio 20 marca 2023 r.

Dokumentację tę można prowadzić:

• tradycyjnie – w wersji papierowej,
• nowocześnie – elektronicznie, zgodnie z wymaganiami technicznymi (m.in. podpis elektroniczny, system logów).

Dokumentacja osobowa to kluczowy aspekt pracy w dziale kadr, dlatego warto dbać o bieżącą znajomość przepisów z nią związanych. W tym celu doskonałym wsparciem mogą być szkolenia z teczki osobowej pracownika.

Części akt osobowych

Od marca 2023 roku akta osobowe dzielą się na pięć części:

Część A – dane osobowe i badania lekarskie

W tej części gromadzi się dokumenty związane z procesem rekrutacji, m.in.:

• kwestionariusze osobowe kandydata,
• kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje, jeżeli są niezbędne dla danego stanowiska,
• skierowania na badania wstępne,
• orzeczenia lekarskie potwierdzające zdolność do pracy.

Każdy dokument należy ponumerować, opisać i wpisać do wykazu dokumentów. Zakładka do części A pomaga w zachowaniu przejrzystości i identyfikacji dokumentacji w razie potrzeby np. kontroli PIP.

Część B – przebieg zatrudnienia

Najobszerniejsza część akt osobowych. Znajdują się tu m.in.:

• umowa o pracę i aneksy,
• zakres obowiązków,
• potwierdzenia zapoznania się z regulaminem pracy i BHP,
• dokumenty związane z przyznawaniem urlopów, podnoszeniem kwalifikacji,
• dokumentacja związana z pracą zdalną,
• informacje o kontroli trzeźwości (ogólne – nie indywidualne).

Podobnie jak w części A, również tutaj każdy dokument powinien być ponumerowany chronologicznie i opisany w wykazie, który znajduje się w zakładce do tej części.

Część C – ustanie zatrudnienia

Dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy:

• wypowiedzenie, porozumienie stron,
• świadectwo pracy i potwierdzenie jego odbioru,
• dokumenty o ekwiwalencie urlopowym,
• umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia.

Część C jest szczególnie istotna w przypadku ewentualnych roszczeń lub sporów sądowych. Poprawne i pełne uzupełnienie tej części ma ogromne znaczenie dowodowe.

Część D – kary porządkowe

Ta część często pozostaje pusta, ale w razie potrzeby zawiera:

• odpisy zawiadomień o ukaraniu,
• inne dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej.

Tutaj wprowadza się dodatkowy podział – np. D1, D2 – każda dotycząca innej kary, z osobnym wykazem dokumentów. Po zatarciu kary, odpowiednie dokumenty są usuwane, a numery pozostałych części aktualizowane.

Część E – kontrola trzeźwości i obecności substancji psychoaktywnych

Nowość od 2023 roku. Część ta zawiera indywidualną dokumentację związaną z:

• przeprowadzonym badaniem trzeźwości,
• wynikiem testu na alkohol lub środki podobnie działające,
• informacją o badaniu przez organ zewnętrzny (np. policję).

Podobnie jak w części D, dokumenty powinny być chronologicznie uporządkowane, podzielone na grupy (E1, E2 itd.) i wpisane do wykazu.

Do czego służą zakładki do akt osobowych?

Zakładki do akt osobowych pełnią funkcję organizacyjną i dokumentacyjną:

• pomagają oddzielić od siebie poszczególne części akt,
• zawierają wykaz dokumentów – z numerem, nazwą dokumentu i datą,
• ułatwiają kontrolę dokumentów (np. przez PIP, ZUS),
• przyspieszają wyszukiwanie potrzebnych danych.

Prowadzenie akt osobowych w systemie elektronicznym

Od 2019 roku pracodawcy mogą legalnie prowadzić dokumentację osobową w formie cyfrowej. Pozwala to na:

• przypisanie dokumentu do odpowiedniej części (A–E),
• podpisywanie dokumentów elektronicznie (kwalifikowany podpis),
• tworzenie wykazów dokumentów,
• zarządzanie dostępem do danych zgodnie z RODO,
• śledzenie historii operacji na dokumentach (system logów).

To rozwiązanie szczególnie polecane dla średnich i dużych firm, które chcą zmniejszyć koszty archiwizacji oraz poprawić efektywność pracy działu HR.

Dlaczego porządek w aktach osobowych jest tak ważny?

Brak uporządkowania dokumentacji pracowniczej może prowadzić do:

• problemów w razie kontroli z PIP lub ZUS,
• trudności z ustaleniem uprawnień pracowniczych (np. staż urlopowy, chorobowe),
• braku dowodów w przypadku sporu sądowego z pracownikiem,
• naruszenia RODO w zakresie ochrony danych osobowych.

Z tego względu zakładki do akt osobowych nie są tylko estetycznym dodatkiem – to element systemowego zarządzania ryzykiem kadrowym.

Prowadzisz dokumentację pracowniczą? Sprawdź, czy robisz to zgodnie z przepisami – zapisz się na szkolenie!

Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji kadrowej to obowiązek każdego pracodawcy – a jednocześnie obszar, w którym bardzo łatwo popełnić kosztowny błąd. Przepisy zmieniają się dynamicznie, a nieprawidłowe gromadzenie dokumentów czy niezgodna z rozporządzeniem struktura akt może skutkować negatywnymi konsekwencjami podczas kontroli.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje działania są zgodne z aktualnym stanem prawnym, koniecznie zapisz się na szkolenie z dokumentacji pracowniczej organizowane przez Centrum Verte. To praktyczna dawka wiedzy, dzięki której uporządkujesz procesy kadrowe w swojej jednostce lub firmie i zminimalizujesz ryzyko naruszeń.

Podsumowanie – kompletne akta osobowe to fundament zgodności z prawem pracy

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to nie tylko formalność, ale kluczowy obowiązek każdego pracodawcy. Dzięki wprowadzeniu podziału na pięć części i stosowaniu zakładek, akta osobowe mogą być uporządkowane, kompletne i zgodne z obowiązującymi przepisami. Warto zainwestować w dobre wzorce dokumentacji – zarówno papierowej, jak i elektronicznej – aby ułatwić sobie codzienną pracę i zminimalizować ryzyko błędów.